การวางแผน (Planning)

การวางแผน คือ กระบวนการในการกำหนดวัตถุประสงค์ขององค์กรและการตัดสินใจว่ากิจการจะบรรลุวัตถุประสงค์ดังกล่าวได้ด้วยวิธีใด
การวางแผนจัดว่าเป็นหน้าที่แรกของการจัดการและมีความสำคัญอย่างมาก เพราะเป็นการออกแบบเค้าโครงแผนเพื่อวางแผนงานที่เป็นพื้นฐานสำหรับองค์กรทั้งองค์กร
การวางแผนได้รวมถึงเอาการพยากรณ์เหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต และการตัดสินใจเลือกวิธีการกระทำที่ดีที่สุดจากทางเลือกต่างๆ ตัวอย่างเช่นในการจัดการทุกระดับจะมีผู้จัดการที่มีความเชี่ยวชาญในขอบเขตทางธุรกิจแต่ละด้าน ได้แก่ การเงิน การผลิต ทรัพยากรมนุษย์ การตลาด และการบริหาร
ทักษะที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการ
ภาวะผู้นำ (Leadership)
ภาวะผู้นำ คือการมีอิทธิพลเหนือพนักงาน ทำให้พนักงานทำงานตามเป้าหมายขององค์กร โดยต้องมีความเข้าใจพนักงานและสามารถโน้มน้าวใจ การทำเช่นนี้ได้ต้องมีการศึกษาเพื่อทำความเข้าใจพนักงาน มีลักษณะที่น่าเชื่อถือ และมีความรู้ความสามารถ
ทักษะนี้มีความจำเป็นในผู้จัดการทุกระดับ
ความเชี่ยวชาญทางเทคนิค (Technical Expertise)
เป็นความรู้เฉพาะด้านที่จำเป็นสำหรับการทำงาน ผู้จัดการต้องมีความรู้มากพอที่จะช่วยอบรมพนักงาน ตอบปัญหาในงานที่พนักงานเกิดข้อสงสัย สามารถชี้แนะแนวทาง และช่วยแก้ปัญหาในการทำงานได้ ในปัจจุบันความเชี่ยวชาญทางเทคนิคที่อีกด้านหนึ่งที่ผู้จัดการต้องมีคือ ความเชี่ยวชาญด้านคอมพิวเตอร์และระบบสารสนเทศ
ทักษะทั้งหลายเหล่านี้จำเป็นมากที่สุดสำหรับผู้จัดการระดับต้น ในขณะที่ผู้จัดการระดับสูงใช้ทักษะนี้น้อยที่สุด
ทักษะด้านแนวคิด (Conceptual Skills)
คือความสามารถในการคิดโดยสรุป เพื่อจัดการความเหมาะสมของส่วนต่างๆในองค์กร โดยสามารถคิดเป็นขั้นเป็นตอน แล้วนำมารวบรวมเป็นกระบวนการ รวมถึงการมองไปสู่อนาคตและมีความคิดในเชิงสร้างสรรค์
ทักษะนี้จำเป็นสำหรับผู้จัดการระดับสูงมากที่สุด

ทักษะด้านการวิเคราะห์ (Analytical Skills)
คือ ความสามารถในการระบุความสัมพันธ์ของปัญหา ทำความเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างส่วนต่างๆ และรับรู้สาเหตุของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น เมื่อผู้จัดการสามารถระบุปัจจัยที่สำคัญอันเป็นสาเหตุของเหตุการณ์ จะทำให้ผู้จัดการเลือกแนวทางในการกระทำที่เหมาะสมที่สุด ผู้จัดการทุกระดับจำเป็นต้องคิดอย่างมีเหตุผล
ทักษะนี้มีความสำคัญกับความสำเร็จของผู้จัดการระดับสูงมากที่สุด

การตัดสินใจ

การตัดสินใจ เป็นเรื่องที่ผู้บริหารต้องทำความเข้าใจ เพราะเป็นประโยชน์ในการบริหารองค์กรให้มีประสิทธิภาพ ต้องมีข้อมูลข่าวสารที่ทันสมัยมาประกอบการตัดสินใจ แต่ถ้าไม่มั่นใจในข้อมูลข่าวสารให้ใช้ประสบการณ์และวิจารณญาณเป็นหลัก
การตัดสินใจ หมายถึง กระบวนการในการพัฒนาทางเลือกในการแก้ปัญหาใดๆ จนเกิดความมั่นใจในทางเลือกนั้น
การตัดสินใจ แบ่งเป็น
1. การตัดสินใจแบบมีโครงสร้าง (Programmed Decision) หมายถึง การตัดสินใจที่เกิดขึ้นเสมอ และมีลักษณะการตัดสินใจในงานประจำ ผู้ตัดสินใจเป็นระดับล่าง และใช้เวลาสั้นๆ ในการตัดสินใจ
เทคนิคที่ใช้ประกอบการตัดสินใจ ได้แก่
1.1 ใช้วิธีการที่เคยปฏิบัติมา
1.2 ใช้กฎระเบียบขององค์กร
1.3 ตัดสินใจตามโครงสร้างขององค์กร
1.4 ใช้เทคนิคการวิจัยการดำเนินงาน
1.5 ใช้กระบวนการทางคอมพิวเตอร์
2. การตัดสินใจแบบไม่มีโครงสร้าง (Non - Programmed Decision) หมายถึง การตัดสินใจที่ยังไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อน ไม่สามารถนำกฎเกณฑ์ที่มีอยู่มาประกอบการตัดสินใจได้ทันที จำเป็นต้องปรับปรุงทางเลือกให้เหมาะสมกับเงื่อนไขและสถานการณ์ ผู้ตัดสินใจเป็นระดับบน และใช้เวลานานในการตัดสินใจ
เทคนิคที่ใช้ประกอบการตัดสินใจ ได้แก่
2.1 ใช้ดุลพินิจและความคิดสร้างสรร
2.2 ใช้การคัดเลือกและฝึกอบรมผู้บริหาร
2.3 ใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่มีความสลับซับซ้อนสูงเข้าไปประยุกต์ใช้ เพื่อการตัดสินใจ
การตัดสินใจภายใต้สถานการณ์ต่างๆ แบ่งเป็น
1. ความแน่นอน (Certainty)
ผู้บริหารรู้ทางเลือกทุกทางว่ามีเงื่อนไขอย่างไร และ มีผลอย่างไร
การตัดสินใจผู้บริหารจะต้องรู้ข้อมูลข่าวสารทุกอย่างที่สำคัญและจำเป็นต่อสถานการณ์นั้นๆ
2. ความไม่แน่นอน (Uncertainty)
ผู้บริหารไม่รู้ว่าทางเลือกทั้งหมดมีอะไรบ้าง และ ไม่รู้ว่าผลจะเป็นอย่างไร
การตัดสินใจจึงต้องตั้งสมมติฐานเกี่ยวกับสถานการณ์และวิเคราะห์ตามเหตุและผล ถ้าตั้งสมมติฐานผิด ย่อมตัดสินใจผิดพลาดเช่นกัน
3. ความคลุมเครือ (Ambiguity)
ผู้บริหารไม่รู้ว่าปัญหา และ เป้าหมายของการตัดสินใจคืออะไร
การกำหนดทางเลือกทำได้ยาก ทำให้การตัดสินใจมักจะประสบความล้มเหลว
4. ความเสี่ยง (Risk)
ผู้บริหารรู้ทางเลือก แต่ไม่รู้ผลของแต่ละทางเลือก
การตัดสินใจผู้บริหารจึงใช้ข้อมูลที่มีความน่าจะเป็นของแต่ละทางเลือกในการคาดการณ์ความสำเร็จหรือความล้มเหลว
5. ความขัดแย้ง (Conflict)
เกิดจากแรงกดดันของแหล่งต่างๆ ซึ่งเกิดขึ้นได้ใน 2 ระดับ
• ความขัดแย้งในตนเอง เกิดจากการพบทางเลือกที่น่าสนใจมากมาย และ ไม่มีทางเลือกที่น่าสนใจเลย
• ความขัดแย้งระหว่างบุคคลหรือกลุ่ม เกิดจากความคิดเห็นไม่ตรงกันเป็นส่วนใหญ่

แนวคิดเบื้องต้นเกี่ยวกับองค์การและการจัดการ

• การจัดการ หรือ การบริหาร (Management) คือ กระบวนการในการประสานงาน และ รวบรวมกิจกรรมในการทำงาน เพื่อให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และ ประสิทธผล โดยอาศัยคน
• พฤติกรรม (Behavior) คือ การกระทำของบุคคล
• องค์กร (Organization) คือ หน่วยทางสังคมซึ่งมีเป้าหมายเพื่อการดำเนินงานให้บรรลุผล โดยคำนึงถึงสภาพแวดล้อมภายนอก ซึ่งประกอบด้วย
1. ทรัพยากรมนุษย์ “บุคลากร (People)” เป็นระบบที่เล็กที่สุด แต่มีความสำคัญที่สุด เพราะเป็นผู้ดำเนินกิจกรรมในองค์กร ถ้าคนมีคุณภาพ งานก็จะมีคุณภาพ
2. การดำเนินงาน “โครงสร้างที่ชัดเจน (Deliberate Structure) บอกถึงตำแหน่งและหน้าที่ของแต่ละบุคคล” มีการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง แบ่งงานกันทำตามขอบเขตที่กำหนด
3. ความร่วมมือ “จุดมุ่งหมายหรือเป้าหมายที่ชัดเจน (Distinct Purpose)” มีการร่วมกันดำเนินงาน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์เดียวกัน
การจัดการสมัยใหม่ (New Era Management) มีปัจจัยสำคัญ 4 ประการ
1. อินเทอร์เน็ต (Internet)
2. กระแสโลกาภิวัฒน์ (Globalization)
3. การจัดการองค์ความรู้ (Knowledge Management)
4. การร่วมมือ (Collaboration Across Boundaries)

การจัดการเพื่อให้เกิดความได้เปรียบในการแข่งขัน ต้องมีความสามารถ 4 อย่าง
1. มีความสามารถในการแข่งขันด้านต้นทุน
2. มีวิธีการใหม่ (มีนวัตกรรม)
3. มีคุณภาพ (Quality)
4. มีความรวดเร็ว (Speed)
หน้าที่ของการจัดการ (เน้น Productivity คือ Input น้อย แต่ได้ Output มาก โดยใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุด มีการนำเทคโนโลยี เครื่องมือ เครื่องจักร มาใช้เป็นเครื่องทุ่นแรง)
การจัดการ (Management) คือ กระบวนการทำงานด้วยคน และ ทรัพยากรที่มีอยู่ เพื่อความสำเร็จตามเป้าหมายขององค์กร
ผู้บริหาร (จัดการ) ที่ดี ต้องมีสิ่ง ต่อไปนี้
• ประสิทธิผล (Effective) คือ สำเร็จตามเป้าหมายขององค์กร
• ประสิทธิภาพ (Efficient) คือ สำเร็จตามเป้าหมายด้วยการสูญเสียทรัพยากรน้อยที่สุด
*หน้าที่ทางการจัดการ ได้แก่
1. การวางแผน (Planning)
เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด ทำได้โดยดูว่าปัจจุบันองค์กรเราอยู่ที่ไหน (วิเคราะห์ SWOT), อนาคตองค์กรเราจะไปที่ไหน, ทำอย่างไรจึงจะไปถึงเป้าหมายได้ และ จะเลือกไปทางไหนที่มีผลเสียน้อยที่สุด ดีที่สุด ประหยัดที่สุด ปลอดภัยที่สุด
2. การจัดองค์กร (Organizing)
การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) และ การออกแบบโครงสร้างงาน (Job Desire)
3. การนำพาองค์กร (Leading)
ต้องสามารถกระตุ้นบุคลากรให้ทำงานสำเร็จ โดยใช้ทรัพยากรที่มี
4. การควบคุม (Controlling)
การติดตามและประเมินผล